[Q] 내용증명 우편이란 무엇이며 작성은 어떻게 합니까?
[A] 누가, 언제, 누구에게 어떠한 의사표시를 하였는가에 대해 우체국에서 증명해주는 특수우편제도입니다.
문서를 정확히 전달하는 기능 뿐 아니라 내용 자체를 증명할 필요가 있는 경우에 사용합니다. 향후 상대방과의 다툼에 대비한다는 것이 내용증명 우편을 활용하는 목적입니다.
청약철회를 요구하는 내용증명 우편 작성방법을 사례로 들어보겠습니다.
① (제목) 청약 철회 통보서
② (수신인 1) ○○사 대표 귀하
(수신인1 주소) 서울시 oo구 oo로 번지
② (수신인2) 신용카드사 대표이사 귀하
(수신인 2 주소) 서울시 xx구 xx로 번지
② (발신인) 홍길동
(발신인 주소) 서울시 △△구 △△로 번지
③ (본문)
1. 상 품 명 :
2. 계 약 일 :
3. 계약금액 :
4. 기지급액 :
5. 내 용
가. 계약경위(당시 상황) :
나. 계약 후 사업자와 진행 경과 :
다. 기타 내용 :
6. (요구사항) 본인은 방문판매 등에 관한 법률, 전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률, 할부거래에 관한 법률 등에 의하여 OO년 O월 O일자로 위 계약의 청약철회를 요구하오니 조치하여 주시기 바랍니다
④ (발신일자와 발신인) OO년 OO월 OO일
홍 길 동 (인)
① 제목 : '계약 해제 통보', '손해 배상 청구' 등으로 목적을 기재함. '내용증명'이라고 쓰는 것은 적합하지 않음.
② 수신인 및 발신인 성명(상호)와 주소 : 계약 당사자의 주소를 정확히 기재함. 반드시 봉투 겉면 주소와 일치해야 함. 신용카드로 결재한 경우에는 신용카드사도 수신인에 포함하여야 함.
③ 본문 : 사실관계와 자기주장을 기재함. 청약철회인 경우 계약 경위 등을 가능한 6하원칙에 따라 상세히 기술하고 요구 사항의 내용과 근거를 분명히 제시하고 철회하겠다는 의사표시를 분명히 밝힘.
④ 발신일자 발신인 : 발송 날짜를 쓰고 발신인에 도장을 찍거나 서명함.
※ 내용은 반드시 한글 또는 한자로 쓸 것
다음은 발송방법입니다.
① 내용증명 편지를 A4 용지에 1부 작성한 후 2부를 추가로 복사(인쇄)해 각각의 발신인에 날인(서명)
② 가까운 우체국에 제출하고 내용증명으로 발송해 주도록 요청
③ 원본을 우체국 직원이 보는 앞에서 봉투에 넣고 밀봉하여 제출하면 원본은 수신인에게 발송하고 사본 1통은 발신인에게, 나머지 1통은 우체국에서 보관하게 된다.
내용증명으로 발송한 우편물은 3년간 우체국에서 보관합니다. 이 기간 내에는 해당 우체국에 특수우편물수령증·주민등록증 등을 제시해 본인임을 입증하면 보관중인 사본의 열람을 청구할 수 있으며 필요시에는 복사를 요청할 수도 있습니다.
[출처 - 한국소비자원 피해구제정보]